Que no le cierren su empresa por errores en la facturación electrónica: esto es lo que debe saber

Durante las últimas dos semanas, los consumidores colombianos se vieron sorprendidos por el cierre de dos locales de dos supermercados de grandes superficies y con alto reconocimiento en Colombia.

El primero fue el local del Éxito ubicado en el centro comercial Unicentro, en Bogotá, que en la mañana del 26 de diciembre del 2023 amaneció con un anuncio en su puerta que informaba el cierre temporal del establecimiento, adelantado por la Dian.

El segundo suceso se dio el 3 de enero de este año, cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales decidió cerrar temporalmente el almacén de la cadena Olímpica ubicado en el centro comercial Portal 80 y cuyo cierre se habría dado por errores en el proceso de facturación electrónica.

Este documento se ha implementado progresivamente desde hace algunos años en el país. Con este se reemplaza la factura física que recibían los clientes en los establecimientos, pero representa mayores beneficios debido a que sirve de soporte para las transacciones hechas y también permite a la Dian conocer de primera mano las cifras exactas de los locales.

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¿Qué hacer para evitar el cierre de una empresa por errores en facturación electrónica?

El director de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) explicó en un video a través de su cuenta de Tiktok la importancia de este documento y la razón por la que se están cerrando algunos establecimientos del país.

Aseguró que este documento es de vital importancia, pues es una obligación legal esencial que busca combatir la evasión del impuesto de renta, que normalmente se da en algunas modalidades como son los gastos falsos, la deducción de costos y hasta la subfacturación.

Dicho documento garantiza que “el impuesto está yendo a donde debe ser, que es construcción de vías, provisión de justicia, educación y todos los bienes que existen para los colombianos”.

Reyes aprovechó su video para invitar a los clientes y usuarios de establecimientos comerciales a denunciar cualquier comportamiento irregular frente a la emisión de este documento.

Los expertos han hecho una serie de recomendaciones para que las empresas eviten caer en este tipo de problemas y presenten sus impuestos y desarrollen el proceso de facturación electrónica de la mejor forma.

Especial Factura y Nómina Electrónica

De acuerdo con Siigo, uno de los proveedores avalados para realizar este proceso, es importante que las empresas puedan elegir un software que expida este tipo de facturas. Tienen tres posibilidades: desarrollar un software propio, utilizar el aplicativo gratuito de la Dian o buscar en el mercado cuáles alternativas de software existen para el proceso.

La empresa recomienda implementar esta plataforma y luego habilitarse como facturador electrónico, además de efectuar pruebas con dicho programa y confirmar con la Dian que todo el proceso se realizó correctamente.

Finalmente, aconseja solicitar ante la Dian la numeración de la factura, pues dicho requisito funciona como un sistema de control por parte de la entidad y para realizar el seguimiento de las facturas electrónicas que se expidan en el país.

Tenga en cuenta que la factura electrónica también representa grandes beneficios para las empresas, pues además de servir como soporte de las ventas o de la prestación de algún servicio, permite una mayor facilidad en el almacenamiento y conservación de los archivos de transacciones realizadas.

Además, permite obtener información en tiempo real de las transacciones comerciales, mayor agilidad en los trámites con la Dian, ahorro en costos de mensajería, papel y otras tareas operativas. También se permite la automatización y minimización de procesos que antes debían realizarse de forma manual, además de un alto grado de seguridad, dada la dificultad para falsificar las mismas.

La Dian acaba de emitir una resolución para establecer los documentos equivalentes a la factura electrónica, entre los que están recibos de servicios públicos, entradas a cine o pasajes de transporte.