仕事で使うファイルが同期できてない! そうなる前にOneDriveの設定を見直しておこう【残業を減らす!Officeテクニック】

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「OneDrive」フォルダーのアイコンに注目

・窓の杜から ダウンロード

普段、ExcelやWordなどのOfficeアプリで仕事をしているなら、クラウドストレージの「OneDrive」も使っていますよね。スマートフォンやタブレットからも利用できて便利です。

Microsoftが提供するだけあり、OneDriveはパソコンのセットアップ時から導入を促されます。あまり意識せずに使っていることもあるでしょう。Microsoft アカウントがあれば、無償で5GBの容量が与えられています。

たまに、ファイルやフォルダーの横にある“雲みたいな印”は何? と聞かれるのですが、これはOneDriveにのみ保存されているという意味です。ダブルクリックしてファイルを開くと、ダウンロード(同期)されて、アイコンは“チェックマーク”に切り替わります。

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雲のアイコンは、ファイルやフォルダーがOneDriveにのみ存在するという意味。パソコンのHDDの容量は消費していない

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ファイルを開いた後はチェックマークのアイコンに変わる。

これらのアイコンが表示されるフォルダーは、OneDriveと同期していることを示します。ファイルが自動的にバックアップされて安心&便利なのですが、何も意識せずに使っていると5GBの容量はすぐに使い切ってしまうことでしょう。

課金してOneDriveの容量を増やすのもひとつの手ですが、今回はスマートにOneDriveを使いこなすコツを紹介したいと思います。

OneDriveの残容量を確認する

まず、OneDriveの残容量を確認する方法を覚えておきましょう。「OneDrive」とインターネット検索する必要はありません。タスクバーのアイコンからすばやくアクセスできます。

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タスクバーにある[OneDrive]のアイコンをクリックして、[オンラインで表示]をクリックする。[ヘルプと設定](歯車のアイコン)-[設定]から確認することも可能

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WebブラウザーでOneDriveが表示される。左下の容量をチェック

急に残容量が減った気がする時は、同期するフォルダーの設定を見直してください(後述)。無駄なファイルが同期されてしまっている可能性があります。

OneDriveと同期するフォルダーを選択する

OneDriveと同期するフォルダーを指定して容量不足を回避しましょう。OneDriveと同期するフォルダーに保存したファイルは自動的に同期されます。バックアップ目的ですべて同期するような設定はおすすめしません。

WordやExcelのファイルは大容量になりにくいので、気にする必要はありませんが、動画などの大容量のファイルをOneDriveと同期するフォルダーに保存すると、一瞬で容量を使い切ってしまいます。

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タスクバーにある[OneDrive]のアイコンをクリックして、[ヘルプと設定](歯車のアイコン)-[設定]の順にクリックする

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[同期とバックアップ]にある[バックアップを管理]をクリックする

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スイッチがONのフォルダーに保存されたファイルは自動的に同期される

自分の使い方に合わせて設定してください。「デスクトップ」などは意見が分かれますね。ファイルの一時的な保存場所としてデスクトップを利用するなら、同期をOFFにしておいてもいいと思います。

また、該当のフォルダーに大容量のファイルを保存しないように、同期ONにしたフォルダーは意識しておきましょう。

OneDrive上にのみ保存してパソコンの容量を節約する

ハードディスクの容量が128GBといったノートパソコンを使っている人もいるでしょう。無駄なファイルはなるべく保存したくないはずです。

過去の資料など、たまにしか開かないファイルは“OneDriveにのみ”保存しておくと、ハードディスクの容量節約になります。

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チェックマークが付いているファイルやフォルダーはパソコンに保存されている。OneDriveにのみ保存して、ハードディスクの容量を節約しよう

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ファイルやフォルダーを右クリックして[空き容量を増やす]を選択する

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OneDriveにのみ保存されるとアイコンは“雲”に変わる。必要になった時にファイルを開けば、再びダウンロードされる

なお、保存しておきたいけど、エクスプローラーには表示しなくていいといったデータもあります。設定画面で制御可能です。

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タスクバーの[OneDrive]のアイコンから、[ヘルプと設定](歯車のアイコン)-[設定]の順にクリックしておく。[アカウント]にある[フォルダーの選択]をクリックする

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エクスプローラーに表示するフォルダーのみ選択可能。

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